Responsable Logistique Projet Port-au-Prince - H/F-HAÏTI

ALIMA à Haïti 

La mission Haïti est rouverte depuis février 2024 suite à une mission exploratoire organisée lors du dernier trimestre 2023. A ce jour, la stratégie médico-opérationnelle est déployée dans 2 départements. Pour le département de l’Ouest, les activités se concentrent dans la Zone Métropolitaine de Port au Prince et notamment dans les communes de Port au Prince, Delmas, Cité Soleil et Croix des Bouquets. Quatre cliniques mobiles assurent un accès aux soins pour la population déplacée et la population vulnérable. Le package nutrition est intégrée dans les activités médicales. De plus, ALIMA accompagne et supporte le MSPP dans le cadre de la réouverture progressive des structures de santé, particulièrement dans les communes de Cité Soleil et de Croix des Bouquets. ( Maternité Chancerelle, CHAPI). Pour le département du Sud Est, ALIMA est en soutien de la Direction Sanitaire afin d’assurer la prise en charge des patients dans deux communes (Belle Anse et Anse à Pitres) tant au niveau de centres de santé que de structures hospitalières. Les activités proposent la prise en charge SRH et nutrition. Un axe relatif aux déportés de la République Dominicaine est en cours de discussion avec le partenaire financier.

Lieu de mission : Port-au-Prince (Haïti) avec déplacement réguliers sur les projets 

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Le ou la titulaire du poste est responsable de l’application du processus de recrutement et pourra être amené·e à faire des visites terrain. Il·Elle pourra donc être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée. 

LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES

Il·Elle rend compte au Coordinateur ou à la Coordinatrice Projet (responsable hiérarchique) et au Coordinateur ou à la Coordinatrice Logistique (responsable fonctionnel)

Il·Elle encadre le personnel logistique du projet (log  base, Superviseur WASH et activités externes, assistant log, gardiens…). Il·Elle collabore avec tous les autres membres de la mission

MISSION ET ACTIVITÉS PRINCIPALES

Définition des objectifs et analyse de données

Données et reporting

• Consolide les rapports de toutes les familles logistiques et analyse les données 

• Rédige et transmet le pack logistique mensuel au Coordinateur du projet et au Coordinateur logistique.

• Rédige un rapport logistique annuel du projet

• Organise un classement clair et un archivage de toute la documentation concernant la logistique papier et électronique

• Compile les données quantitatives logistiques (consommations, stocks, distributions) et les analyse avant transmission au coordinateur logistique,

Objectifs spécifiques

• Identifie les acteurs locaux faisant partie de son environnement de travail : autorités locales, ONG, prestataires de services, fournisseurs. Création ou maintien des relations favorables de travail avec ces interlocuteurs en collaboration avec le CP et l’administrateur terrain.

• Participer à d’éventuelles missions exploratoires ou d’évaluation dans la zone de la base sur laquelle il est affecté

• Participer aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs.

Mise en œuvre des programmes

• Avec les responsables d’activité médicaux et le coordinateur de projet, détermine les besoins pour les structures appuyées du projet en eau, hygiène et assainissement, et biens de première nécessité. Si présent sur la mission, il réfère au coordinateur WASH

• Supervise la chaîne de traitement des déchets (collecte, tri, destruction, décharge) dans les structures soutenues en collaboration avec le responsable WASH.

• S’assure du respect des mesures bio sécurités mises en place  

• Veille à la mise en sécurité des installations et des bâtiments (présence d’extincteurs, mise à la terre des installations électriques, etc…) en collaboration avec le coordinateur logistique et le district sanitaire.

• S’assure de la disponibilité et du bon fonctionnement du matériel IT, de la connectivité internet et des moyens de télécommunications en collaboration avec le coordinateur logistique: Évaluer et Proposer les moyes adéquat de communication,  Suivi des recharges des moyens de communications, ...

• Organise et supervise les travaux décidés en commun accord avec le département médical

• Organise le transport pour le référencement et le contre-référencement des patients

• Organise et supervise la maintenance et l’entretien des infrastructures et équipements médicaux

Gestions de stock

• S’assure de la mise en place des outils de gestion de stock 

• Choisir les locaux,décider du plan d'aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage.

• Centralise et contrôle les inventaires mensuels, trimestriels et annuels

• Effectue des contrôles physiques des stocks.

• Suit et analyse les consommations de nourriture, de carburant et des consommables courants (chlore, produits d’hygiène, kit patient, papeterie, etc..).

• En lien avec le Responsable Approvisionnement, il assure et contrôle la qualité du stockage dans les entrepôts.

• S'assure de la bonne gestion du stock au travers des fiches de stock, en mettant en place des outils de contrôle.

• S’assure que les waybills et les documents de transport de projet sont élaborés précisément.

• Assure le suivi des donations (matériel logistique et médical), de l’établissement et de l’archivage des certificats de dons.

Commande et approvisionnement

• Assure le respect des procédures d’achat sur ses projets et de la validité des contrats cadres 

• Centralise les commandes de son projet et établit les commandes selon le suivi de consommation et la fréquence d’approvisionnement et les transmet au Responsable Approvisionnement.

• Valide les devis et les commandes de matériels pour les chantiers et assure la supervision et le contrôle des prévisionnels d’achat

• Assure la réception des commandes sur les terrains, la validation des documents de toutes les transactions, ainsi que l’archivage.

• Assure les relations avec les fournisseurs

• S’assure que le superviseur approvisionnement à les informations et documents nécessaires (liste fournisseur, …)

• Supervise l’approvisionnement en biens de première nécessité (kits) en collaboration avec le Responsable Approvisionnement.

Gestion du parc

Si véhicules de location

• S'assure que les services standards des véhicules propres à ALIMA et loués sont exécutés, ainsi que les contrôles journaliers et hebdomadaires.

• S’assure du pointage de l’utilisation des véhicules loués.

Si véhicules ALIMA

• Assure la gestion du stock mécanique (pièces détachées, consommables, stock de carburant).

Communs

• Met en place la planification hebdomadaire et habituelle de l’utilisation des véhicules.

• Contrôle les déplacements effectués par les engins 

• S’assure de consommations rationnelles pour tous les véhicules, générateurs et équipements motorisés.

Base vie et bureau

• Propose une amélioration éventuelle de gestion sur base de son analyse de données 

• Avec les responsables d’activité médicaux et le coordinateur de projet, détermine les besoins nouveaux, de maintenance ou d’approvisionnement pour les infrastructures médicales (énergie, éclairage, matériel, consommables) et pour les logements et bureaux de l’équipe.

• Participe à la réflexion Eco responsable et fait remonter des solutions pouvant être innovant en participant à la réduction de consommation Carbonne :; système hybride, ...

Gestion de la Sécurité 

• Accompagne le CP à la mise en place et du respect des procédures et règles sécuritaires 

Encadrement et animation d’équipe

• Accompagne ses équipes dans l'organisation des tâches par services

• Organise des formations de mise à niveau et utilisation des outils gestion logistiques

• Évalue et propose du support aux différents services du département logiques.

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Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles:

• Participe aux formations et séances de sensibilisation 

• Applique les standards relatifs à la prévention des abus

• Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus

• Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.
  
  

Gestion Wash et mesure PCI :

• Assurer la mise en place des activités Wash dans nos structures hospitaliers selon le protocole standard.

• Assurer la mise en place des mesures barrières pour la lutte contre COVID 19 selon protocole standard.

• Assurer une bonne qualité de l’hygiène hospitalier et la lutte antivectorielle.

Gestion parc ITC et équipement projet :

• Assurer la gestion efficace et efficiente de tous les équipements ITC.

• Assurer l’inventaire du parc et de son renouvellement.

• Assurer le rapport bailleur des tous les équipements.

• Assurer l’entretien et la maintenance des équipements BIOMED selon protocole standard.

• Assurer le dimensionnement du parc selon besoin opérationnel.

Gestion construction et réhabilitation :

• Dresse le draft de plan des travaux, devis estimatif, chronogramme des travaux.

• Assurer le suivi des chantiers selon cahier des charges.

• Assurer la maintenance et réhabilitation des infrastructures.

• Propose le plan d’amélioration de ses infrastructures selon besoin opérationnel.

Reporting :

• Responsable du rapport mensuel et hebdo de ses activités.

• Rapport des incidents et des rencontres avec les équipes log et projet.

• Participer aux réunions de projet et coordinations.

Responsabilité environnementale au sein du département logistique et de la mission

• Met en œuvre les moyens pertinents pour la préservation de l’environnement (assure une réflexion sur les énergies proposées : générateur ou panneau solaire concernant l’énergie huile moteur-cartouche d’imprimante à utiliser),

DOCUMENTS À ENVOYER

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation en ligne.

Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée. 

ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue. 

 Seules les candidatures complètes (CV en format PDF + Lettre de Motivation) seront étudiées.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.