Responsable Administration Projet – OBO-RCA - H/F

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

1. Le patient d’abord

2. Révolutionner la médecine humanitaire

3. Responsabilité et liberté

4. Améliorer la qualité de nos actions

5. Faire confiance

6. L’intelligence collective

7. La responsabilité environnementale

SOIGNER - INNOVER – ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 13 millions de patients dans 15 pays, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique et Haïti. En 2022, nous avons développé 62 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 511 structures de santé. Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques, particulièrement pour lutter contre la malnutrition et les fièvres hémorragiques virales.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé sexuelle et reproductive incluant les violences basées sur le genre, Santé Primaire et secondaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Fièvres hémorragiques, méningite, Choléra, Rougeole, Dengue, COVID-19).

L'ÉQUIPE ALIMA : plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan, Mauritanie, Éthiopie, Haïti.

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposée ou avérée. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

• Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ; 

• Signaler toute violation aux politiques, documents, cadre et procédure à un supérieur, à un référent.

ALIMA en RCA

La crise de 2013 en République centrafricaine (RCA) a considérablement affaibli tous les piliers du système de santé du pays. En RCA, pour 100 000 naissances vivantes, plus de 882 femmes meurent (OMS, indicateur clé du pays), un taux presque deux fois supérieur au taux moyen en Afrique. Le pays est également considéré comme le deuxième endroit le plus risqué au monde pour accoucher. En effet, concernant la mortalité néonatale, sur 1000 nourrissons nés en 2016, 42 sont décédés avant la fin de leur premier mois d'existence (UNICEF, 2018).

En septembre 2019, deux nouveaux projets ont été ouverts dans la préfecture du Haut-Mbomou, au sud-est du pays, où les équipes d’ALIMA soutiennent deux hôpitaux à Zemio et Obo. La réhabilitation, la mise en place d’activités chirurgicales et le soutien médical permettent ainsi aux populations hôtes, déplacées, retournées et réfugiées d’avoir accès à des soins de qualité dans ce désert médical.

Depuis le début de l’année 2024, ALIMA apporte un soutien médico-nutritionnel et d’urgence dans 11 districts sanitaires notamment à Boda, Begoua, Bimbo, Berberati, Carno, Bocaranga Koui, Ngaoundaye, Paoua, Kemo, Bamingui Bangoran et à Haut-Mbomou, en faveurs des populations vulnérables. 

LIEU DE MISSION & PROJET : OBO - RCA

ALIMA est dans le Haut-Mbomou depuis 2019 où elle appuie des hôpitaux de OBO et Zemio ainsi qu’une dizaine de formations sanitaires périphériques et des cliniques mobiles grâce aux financements de BEKOU/RELSUD, BHA, UNICEF, FH, CDCS, Grands Challenges Canada, etc. La préfecture de Haut-Mbomou est caractérisée par un accès très difficile dû à son éloignement de la capitale Bangui, à l’état très dégradé des routes, à l’insécurité qui y règne. Le HNO 2023 classe les préfectures de Zemio et Obo au niveau 3 sur 5 en termes de sévérité des besoins en santé.

Le projet de OBO a à ce jour trois contrats de financement en cours appuyé par trois bailleurs dont FH et RELSUD qui prendront fin respectivement le 10 et le 31 décembre 2024, ainsi que BHA 2024 qui prendra fin en Juillet 2025.

Projets/Contrats de financement en cours :

1. Le projet de « Renforcement des capacités des acteurs locaux du district sanitaire de Haut-Mbomou dans la prise en charge de la santé des populations vulnérables » dont l’objectif général est de « Réduire la mortalité et la morbidité à travers l’amélioration de l’offre et de l’accès aux soins de santé de qualité des populations par le renforcement du DS du Haut-Mbomou ». Il est financé par les fonds BEKOU/RELSUDE à Obo et à Zemio depuis 2019 jusqu’au 31 décembre 2024.

2. Le projet de « Assistance médicale et nutritionnelle d’urgence en faveur des populations hôtes et déplacés dans la préfecture du Haut-Mbomou » dont l’objectif général est de « contribuer à la réduction de la mortalité et la morbidité des populations affectées par la crise dans le Haut Mbomou ». Il est financé par le Fonds Humanitaire à Obo et à Zemio depuis décembre 2023 jusqu’au 10 décembre 2024

3. Le projet de « Réponse d'urgence pour renforcer l'accès aux soins de santé des personnes déplacées et des populations hôtes affectées par la crise dans la préfecture du Haut-Mbomou » dont l’objectif général est de « contribuer à la réduction de la mortalité et la morbidité des populations affectées par la crise dans le Haut Mbomou ». Il est financé par BHA/USAID à Obo et à Zemio de 2023 à juillet 2025. 

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le titulaire du poste sera amené (e) à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES

Il·Elle rend compte au Coordinateur Projet (responsable hiérarchique) et au Coordinateur des Finances et des RH (responsables techniques). 

Il·Elle encadre 1 agent d’entretien/Ménage et 1 cuisinière.

Il. Elle collabore avec l’équipe du projet.

MISSION ET ACTIVITÉS PRINCIPALES

La personne RAP a pour objectif général d’assurer la gestion administrative, des ressources humaines et des ressources financières du projet conformément aux obligations légales, aux politiques, standards et procédures d’ALIMA et de ses bailleurs de fonds. 

Il·Elle est responsable d’une part, d’organiser la gestion administrative du personnel (national et international) et d’en superviser la gestion qualitative, et d’autre part, de décliner, valoriser et gérer les moyens financiers nécessaires à la mise en œuvre des décisions opérationnelles.

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES

Dans ses différents domaines d’intervention, la personne RAP devra s’assurer :

• Du respect des règles et procédures admin FIN/RH d’ALIMA décidées pour le pays.

• De la bonne organisation fonctionnelle des ressources FIN/RH du projet.

• Du suivi de l’utilisation des moyens (financiers, RH et matériels) du projet.

• De l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH du projet.

• D’appuyer, encadrer son équipe.

1. Gestion de la comptabilité du projet. 

• Garantir l’application des règles de sécurité des fonds du projet dans le respect des procédures et de la lisibilité des dépenses.

• Mettre en œuvre les procédures sur la sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), sur l’engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers…).

• Assurer les affectations comptables (codes comptables, code projet, codes bailleurs).

• Gestion des caisses et banques du projet.

• Enregistrement comptable, classement des pièces comptables, réalisation de la clôture mensuelle de la comptabilité, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.

• Réception de la comptabilité corrigée par la coordination finance, analyser les écarts, prendre des actions correctives…

2. Gestion de la trésorerie du projet. 

• Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement des activités du projet :

• Suivi des soldes de caisse et coffre sur le projet.

• Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques financiers.

• Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.

• Proposition des soldes minimum nécessaires pour la caisse du projet. 

• Assurer les mesures de sécurité des mouvements de fonds et ajuster si nécessaire en fonction du contexte. 

3. Gestion générale des moyens matériels et immatériels du projet. 

• Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.

• Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).

• Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement des matériels Log et médicaments du projet.

• Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).

• En lien avec les responsables d’activités, créer et analyser les indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.

• Tient à jour l’archivage administratif du projet.

4. Gestion budgétaire du projet.

• Récolte toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources du projet. 

• Participe, sous la responsabilité du CoFin, du CoRH et du Coordinateur projet, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources du projet.

• Analyse, en lien avec les Coordinateurs, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH. 

• Elabore le prévisionnel du projet par contrat de financement, suit et alerte les Coordinateurs en cas de Gap 

5. Gestion administrative du personnel 

• Assure la gestion de la paie et des cotisations sociales :

• Est responsable de la paie mensuelle des salariés des staffs nationaux du projet.

• Est responsable de la mise à jour des dossiers du personnel et de leur archivage électronique.

• Sous la responsabilité du coordinateur RH, assure la diffusion des documents de référence RH au personnel et le respect des principes (règlement intérieur, politiques RH incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles).

• Assure la gestion des contrats de travail et leur suivi :

• Edition des contrats de travail pour le personnel national à travers la base Homère.

• Transmission des copies des contrats de travail des staffs nationaux à l’ACFPE pour leur validation.

• Assure la déclaration du personnel national du projet à la CNSS.

• Dans le cadre de la gestion des contrats de travail, maintien une bonne collaboration avec l’inspection du travail de son ressort.

• Assure le suivi de tous les événements administratifs du personnel (congés payés, maladie, de circonstance, etc.)

6. Gestion des recrutements du projet.

• Assure les processus des recrutements :

• Est le garant des recrutements et du suivi des procédures de recrutement sur le projet.

• Assure la partie RH et administrative des recrutements de ses projets selon la politique de recrutement ALIMA en vigueur dans la mission, fait appel au coordinateur RH en cas de doute ou de blocage.

• Participe aux entretiens de recrutement du personnel national (entretien RH).

• Adapte les profils de postes du personnel international du projet.

7. Gestion qualitative du personnel du projet. 

• Veille à garantir la composition des équipes : 

• Assure la mise à jour régulière des organigrammes et est force de proposition dans les réorganisations éventuelles.

• Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour par les responsables d’équipes.

• Suivi des bilans individuels de compétences : 

• Rappelle aux responsables d’équipe avant la fin de contrat de faire un bilan avec leurs collaborateurs.

• S’assure que le document de support utilisé pour le bilan est le dernier partagé par la coordination.

• Participe à l’élaboration d’un plan de formation du personnel du projet. 

• Est responsable de l’organisation et du suivi du plan de formation du projet.

8. Communication interne et représentation du personnel 

• Diffuse l’information au personnel sur l’associatif d’ALIMA.

• Organiser des réunions du personnel du projet.

• Participe à la résolution des conflits au travail en collaboration avec les coordinateurs projet et RH.

9. Mise en œuvre des mesures de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles. 

• Participe aux formations et aux séances de sensibilisation du projet.

• Applique les standards relatifs à la prévention des abus.

• S’assure que le personnel suit les formations et les séances de sensibilisation et applique les règles de prévention des abus.

• Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.