Responsable Administration Projet Sud-Est– H/F - Haïti

ALIMA à Haïti 

À la suite d’une mission exploratoire menée fin 2023, ALIMA a officiellement ouvert sa mission en Haïti en février 2024. Le pays traverse depuis plusieurs années une crise multidimensionnelle, aggravée depuis 2021 par une détérioration sécuritaire majeure. Ce contexte instable prive une grande partie de la population d’un accès aux soins, que ce soit en raison de déplacements forcés ou de la fermeture/dysfonctionnement des structures de santé.

Forte de son expérience, ALIMA a déployé des Cliniques Mobiles aussi bien dans certains quartiers de la capitale, comme Cité Soleil, que sur des sites de déplacés, notamment au Champ de Mars et à Delmas. Grâce à son acceptation communautaire et à la pertinence de ses interventions face aux besoins réels de la population, ALIMA amorce aujourd’hui une phase de sédentarisation, notamment dans la commune de Cité Soleil. Cette implantation permet de renforcer l’offre de soins, en particulier en santé sexuelle et reproductive (SRH) et en prise en charge des violences sexuelles. Parallèlement, ALIMA poursuit et développe une approche communautaire visant à améliorer l’accès aux soins de santé.

Dans les mois à venir, ALIMA maintiendra ses activités mobiles tout en consolidant ses structures fixes, en élargissant son champ d’action en SRH et en pédiatrie. Son intervention s’étendra progressivement dans la zone métropolitaine de Port-au-Prince ainsi qu’en province. La prise en charge nutritionnelle, depuis le dépistage jusqu’au traitement, sera intégrée de manière transversale à chacun de ses axes stratégiques. De plus, ALIMA accompagnera les acteurs locaux dans la réponse aux violences sexuelles.

Pour 2025, face aux crises multiformes qui frappent le Sud-Est d’Haïti, ALIMA étend ses activités afin de répondre aux besoins urgents des populations déplacées, déportées et hôtes dans les communes de Jacmel, Belle-Anse et Anse-à-Pitres. L’objectif principal est de réduire la morbi-mortalité dans ces zones en garantissant :

• Un accès équitable aux soins de santé, incluant la prévention et la prise en charge de la malnutrition ;

• L’amélioration des conditions d’eau, d’assainissement et d’hygiène pour limiter la propagation des maladies et renforcer la résilience des communautés.

Lieu de mission :Sud–Est D’Haïti

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES

Il·Elle rend compte au Coordinateur ou à la Coordinatrice Projet (responsable hiérarchique) et au Coordinateur ou à la Coordinatrice des Finances et des RH (responsable technique). 

Il·Elle encadre des assistants administrateur des terrains.

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES

Le ou la RAP a pour objectif général d’assurer la gestion des ressources humaines et des ressources financières du projet conformément aux obligations légales et aux politiques, standards et procédures ALIMA et de ses bailleurs de fonds. 

Il·Elle est responsable d’une part, d’organiser la gestion administrative du personnel (national et international) et d’en superviser la gestion qualitative, et d’autre part, de décliner, valoriser et gérer les moyens financiers nécessaires à la mise en œuvre des décisions opérationnelles.

Dans ses différents domaines d’intervention le ou la RAP devra s’assurer :

• du respect des règles et procédures ALIMA décidées pour le pays

• de la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur ses terrains

• du suivi de l’utilisation des moyens mis à sa disposition(dépenses et engagements)

• de l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives

• d’appuyer, encadrer son équipe 

1. Comptabilité 

Objectif : Le Responsable Administration Projet est le garant de l’application des règles de sécurité des fonds, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa base.

• Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).

• Suivi des affectations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs) à travers le suivi des tableaux d’allocation par les bailleurs de fonds.

• Gestion des caisses, Coffre et banques de son projet

• S’assurer de l'enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.

• Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.

• Mettre en place un système de scannage régulier et systématique des pièces comptables

2. Gestion de la trésorerie 

Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet

• Suivi des soldes bancaires,caisses et coffre sur le projet

• Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques financiers

• Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.

• Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse Coffre et banque du projet. 

• Assurer les mesures de sécurité des mouvements de fonds et ajuster si nécessaire en fonction du contexte. 
  
  

3. Gestion générale des moyens 

Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.

• Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).

• Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.

• Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).

• En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.

• Tient à jour l’archivage administratif du projet.
  
  

4. Gestion budgétaire 

• Récolte de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources 

• Participation, sous la responsabilité du Coordinateur ou de la Coordinatrice Finances et RH et du Coordinateur ou de la Coordinatrice Terrain, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources

• Analyse, en lien avec le Coordinateur ou la Coordinatrice Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH. 

• Elaborer le prévisionnel de son projet par contrat de financement et suivre, Alerter le Coordinateur ou la Coordinatrice en cas de Gap 
  
  

5. Gestion administrative du personnel 

3. Paie et cotisations sociales

• Est responsable de la paie mensuelle des salariés de son ou ses projets

• Est responsable de la mise à jour des dossiers du personnel et de leur archivage électronique

• Veille, sous la responsabilité du coordinateur ou de la coordinatrice Finances et RH à la diffusion des documents de référence RH au personnel et en assure le respect des principes (règlement intérieur, politiques RH incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles)
  
  

4. Contrats de travail et suivi

• Assure le suivi les congés annuels du personnel de son ou ses projets

• Assure le suivi de tous les événements administratifs (congés de circonstance, etc)
  
  

3. Recrutement

• Est le garant du suivi des procédures de recrutement sur le projet

• Assure la partie RH et administrative des recrutements de ses projets selon la politique de recrutement ALIMA en vigueur, faire appel au coordinateur ou à la coordinatrice RH en cas de doute ou blocage

• Participe aux entretiens des collaborateurs de niveau 1 à 8 (entretien RH)
  

6. Gestion qualitative du personnel 

1. Composition des équipes 

• Assure la mise à jour régulière des organigrammes et est force de proposition dans les réorganisations éventuelles

• Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour par les responsables d’équipes
  
  

2. Bilans individuels 

• Rappelle au responsable d’équipe au moins 3 mois avant la fin de contrat de faire un bilan avec le collaborateur

• S’assure que le document de support utilisé pour le bilan est le dernier partagé par la coordination

• Participe à l’élaboration d’un plan de formation de son projet 

• Est responsable de l’organisation et du suivi du plan de formation sur le projet
  
  

3. Communication interne et représentation du personnel 

• Diffuse l’information au personnel sur l’association et la mission

• Organise des réunions du personnel

• Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs.trices projets, les  responsables d’équipes et le coordinateur ou la coordinatrice RH
  

7. Mise en œuvre des mesures de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :

• Participer aux formations et aux séances de sensibilisation

• Applique les standards relatifs à la prévention des abus

• Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus

• Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur