Coordinateur(trice) Logistique - BURKINA FASO - H/F

ALIMA au Burkina Faso

Depuis 2015, l’escalade de la violence au Burkina Faso a entraîné une dégradation sans précédent de la situation humanitaire du pays. En 2021, OCHA estime que plus de 3,5 millions de personnes auront besoin d'une aide humanitaire dans les 6 régions prioritaires. La crise actuelle au Burkina Faso est de loin la plus grande crise de protection du Centre Sahel (Mali, Niger et Burkina). Sur les 1,5 million de personnes déplacées internes du fait des conflits et des violences dans la sous-région, 69% (1,03 million) sont au Burkina Faso. Le Conseil national des secours d'urgence (CONASUR) au 31 janvier 2021, compte 1 097 462 PDIs soit une augmentation de 78% par rapport au 27 janvier 2020. Les régions les plus touchées sont le Centre-Nord avec 438 558 (40%), le Sahel avec 353 721 (32,2%) et le nord avec 84 687 PDIS (7,7%).

Face à l’augmentation des besoins médico–nutritionnels des populations hôtes et déplacées, le consortium ALIMA/Keoogo/SOS Médecins BF a renforcé sa réponse aux urgences dans les régions du Nord (Ouahigouya et Titao), du Centre-Nord (Barsalogho, Boulsa et Pissila) et du Sahel (Dori) pour : 

1. Rétablir l’accès aux soins par la réouverture de formations sanitaires fermées : ALIMA et ses partenaires appuient la réouverture des formations sanitaires fermées en lien avec les Directions Régionales de la Santé, les Équipes Cadre de District et les Collectivités Territoriales. Les formations sanitaires sont appuyées en ressources humaines, en médicaments et matériel médico-technique. Le consortium appuie par ailleurs le système de références et contre-références et encourage le maintien du personnel de santé dans les zones affectées par la crise.

2. Atteindre les populations les plus vulnérables par la mise en œuvre de postes avancés /cliniques mobiles : ALIMA et ses partenaires mettent en place des postes avancés / cliniques mobiles pour apporter une prise en charge médicale, nutritionnelle et psychologique aux populations déplacées regroupées sur des sites de transit ou officiels. Les cas nécessitant une prise en charge en hospitalisation sont référés vers la formation sanitaire la plus proche.

3. Améliorer l’offre de soins à base communautaire dans les aires de santé en difficulté : ALIMA et ses partenaires appuient le renforcement de l’offre de soins à base communautaire dans les aires de santé en difficulté en lien avec les Directions Régionales de la Santé et les Équipes Cadre de District et forment également les mères d’enfants de moins de 5 ans au dépistage de la malnutrition aiguë grâce à la bandelette de Shakir, qui permet une détection précoce par la mesure du périmètre brachial.

4. Renforcer les mécanismes de réponse rapide aux urgences sanitaires : ALIMA et ses partenaires participent aux mécanismes RRM à travers (i) une veille sanitaire, humanitaire et épidémiologique (ii) l’identification, la formation et le suivi de personnel médicale et de support des ONG nationales pour des interventions de réponse aux urgences (iii) l’investigation et la confirmation des alertes (iv) le déploiement d’équipe de réponse rapide sous un délai de sept jours après confirmation de l’intervention.

En partenariat avec L’UGP-PFS, le GRET et l’ISSP, par une approche innovante, le projet consiste à accompagner, mais aussi à inclure les familles dans le suivi des 2 premières années de l’enfant (1 000 jours), période la plus importante de sa croissance et de son développement. Au total, 10 000 couples mères enfants identifiés devraient bénéficier du programme sur 3 années. Ce projet, basé à Ouagadougou, s’appuie sur le programme national de filets sociaux et vise à améliorer l’état nutritionnel de ces ménages et faciliter leur accès à un paquet complet de services de santé.

Par ailleurs, en réponse à l’épidémie de COVID-19, le consortium ALIMA/Keoogo/SOS Médecins BF a appuyé le Ministère de la Santé pour renforcer les mesures de prévention et de contrôle des infections et respecter les standards requis en matière de prise en charge médicale dans 2 CHU (CHU de Tengandogo et CHU de Bogodogo) et 1 CHR (CHR de Kaya).

LIEU DU POSTE : Ouagadougou, BF

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations sur lesquelles l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

Typologie du poste

Il/Elle a pour mission de garantir le support technique et logistique de la mission, la pertinence et la cohérence des programmes logistiques et de bonne connaissance en réponse aux urgences, en gestion Eau, Hygiène et Assainissement en situation précaire ainsi que l’adéquation des moyens. Bien que généralement basé en capitale (BF), le Coordinateur Logistique est avant tout un acteur de terrain sur lesquels il passera au moins 40% de son temps afin de former et d’encadrer les Responsables logistiques des projets, de veiller à l’application des politiques ainsi qu’à l’utilisation des techniques, des outils et des équipements les plus appropriés.

LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES

Rend compte au : Chef de mission, 

Référent technique : Référent LOG Desk 2 basé à Dakar 

Supervision directe : Responsable Approvisionnement et Assistant COLOG.

Supervision fonctionnelle : Tous les Responsables Logistiques Projets

Collabore avec : tout le monde (Chefs des projets, Coordinateur Médical, Coordinateur Ressources Humaines, Coordinateur Finances, Responsable Pharmacie Pays et les autres acteurs sur les projets)

MISSION ET ACTIVITÉ PRINCIPALE

1- Suivi de l’activité et définition des objectifs

1.1.       Sécurité :

• Fournir un support pour assurer une bonne gestion de la sécurité dans un contexte instable en collaboration avec le chef de mission :

• Participe à l’évaluation sécuritaire des localités des projets d’intervention de la mission ALIMA.

• Responsable directe de la sécurité passive et active de la mission BF et en collaboration avec le CDM pour les mises à jour régulières de la situation sécuritaire de la mission.

• Contribuer à la réduction des risques au niveau de la mission

1.2.       Décrit et analyse son activité dans son environnement :

• Compile les données logistiques et les analyse.

• Participe à la mise en place des outils permettant au desk et aux équipes de participer au suivi de la mission et aux prises de décisions (Outils de gestion logistiques, sitreps, rapports d’activité, analyses des données qualitatives et quantitatives appro, conso carburants, rapports de visites, etc.).

• Dimensionnement des ressources en adéquation avec les besoins du programme 

1.3.       Participe aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs :

• Se déplacer pour assurer la supervision et le suivi des activités logistiques sur les projets.

2- Mise en œuvre des programmes

2.1. Organise et encadre le fonctionnement logistique de la base de coordination : 

• Organigramme, profils de poste, Chronogramme d’activités, encadrement, formation, procédures de contrôle, etc.

2.2. Gestion des activités logistiques et suivi des outils :

• Mettre à jour les outils de suivi et d’archives de l’historique de la mission BF

• Supervise la gestion des déplacements de la mission

2.3. Organise et contrôle l’approvisionnement et stockage des projets :

• Assurer la mise en place des procédures et politique d’importation au niveau pays 

• Commandes internationales et locales, stockage, réception, livraison, transport, etc.

• Appui des équipes dans le suivi des procédures et les respects de délai d’approvisionnement

• S’assure de la réalisation et du suivi rigoureux des plans d’approvisionnement pour tous les projets.

• Optimisation de la chaine d’approvisionnement & stockage au niveau mission 

• Suivi et renouvellement des contrats cadres selon procédure et politique  

2.4. Planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers Projets en adéquation avec les besoins médicaux 

• État des lieux, priorités, budget, choix techniques, supervision avancée des projets.

• Support aux programmes 40% visite terrain

2.5. Organise et encadre le fonctionnement de la logistique  des missions :

• Réunion avec son équipe, briefing des personnels en visites, appui au log terrain.

• Profil de poste, PAI (plan d’action individuel) et bilan réalisé de les tous les RLP/Sup log & supply .

• Participe au processus de recrutement des membres de son équipes 

2.6. Garantit l’adéquation des équipements, leur entretien et leur renouvellement :

• Équipement et besoins, procédures, gestion parc, anticipé, planifié, renouveler, etc.

• Assurer la gestion efficace et efficiente de tous les équipements ITC, 

• Assurer l’inventaire du parc et de son renouvellement 

• Assurer le rapport bailleur de tous les équipements  

• Assurer le dimensionnement du parc selon besoin opérationnel 

2.7.  Supervise l’application des mesures des activités wash dans les structures de santé avec le Coordinateur médical :

• Évaluation/ eau, hygiène, assainissement, lutte antivectorielle,

• Mettre en œuvre les activités logistiques en fonction des demandes et des besoins, tels que la construction et la réparation des structures de santé, des hôpitaux, du circuit des patients, du WASH, des équipements biomédicaux, du transport, de la chaîne du froid, de l'approvisionnement, de l'énergie, de la réponse à épidémies et de la gestion du parc thermique.

2.8.  Limite les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité :

• Garant de la mise en place de la sécurité active et passive au niveau de la mission

• Mise à jour guide sécu, Informations, équipements, briefing, formation, etc.

• Participer à la collecte et à l’analyse des informations relatives à la sécurité à partir de diverses 

• sources tant locales, régionale que des médias internationaux ;

• Créer, développer et maintenir un réseau des contacts et des listes des contacts au niveau pays et régional ;

• Assurer la mise en œuvre des mesures de protection des locaux (briefing des gardiens et

• Gestion des flux de personnes, gestion des clés, sécurité incendie et formation du staff pour l’utilisation des extincteurs, salle sécu et malle d’hibernation) ;

• S’assurer de la mise en place des mesures de mitigation des risques sécuritaires sur la mission 

• (projets et capitale) ;

• Briefing des équipes sur les mesures standard de sécurité 

• Nouer des relations et collecter des informations auprès des acteurs tels qu’ONG, INSO, OCHA, 

• UNDSS, Agences UN, Société Civile, Gouvernement, population, etc.

• S’assurer que tout nouveau staff ou visiteur soit briefé sur la sécurité dans les 24 heures qui 

• suivront son arrivée dans la mission  

2.9. Assure la gestion financière logistique du programme :

• Elabore le budget logistique et assure les révisés budgétaires en fonction des travaux en cours et planifie les activités à venir 

• Garantir la qualité des dossiers d’approvisionnement sur la base du TVE des différents sites de la mission.

• Veiller à l’application des procédures et outils adéquats dans l'exécution de tous les dossiers techniques suivant les procédures ALIMA

• Définition des implications logistiques dans les « proposals » (besoin, coût, planning, procédures, dérogation éventuelle).

2.10. Gestion construction et réhabilitation :

• Garant de la qualité des ouvrages au niveau mission 

• Dresse le draft de plan des travaux, devis estimatif, chronogramme des travaux 

• Assurer le suivi des chantiers selon cahier des charges  

• Assurer la maintenance et réhabilitation des infrastructures   

• Propose le plan d’amélioration de ses infrastructures selon besoin opérationnel 

3- Gestion des ressources humaines

3.1. Composition des équipes :

• Définit la stratégie RH Log au niveau mission en adéquation avec les besoins  

• Organise le recrutement du personnel dans son activité (avec l’appui du Coordinateur RH ou du coordinateur des Ressources Finances RH).

• Organise avec les superviseurs le remplacement du personnel absent.

3.2. Encadrement des équipes :

• Anime et organise les réunions régulières de son équipe et réalise des comptes rendus de réunion partagés

• Organise la circulation de l’information au sein de son équipe et avec les projets

3.3. Bilans individuels et POP :

• Réalise les bilans individuels des responsables d’activité dont il a la charge et délègue la réalisation des bilans des autres personnels suivant les politiques ALIMA

• Identifie les potentiels au sein du personnel de son activité.

• Formation continue :

- Définit les besoins en formation de son équipe en adéquation avec les objectifs du projet.

- Participe à la formation des membres de son équipe par l’accompagnement dans le travail.

4. Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles : 

- Participe aux formations et aux séances de sensibilisation. 

- Applique les standards relatifs à la prévention des abus.

- S’assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus.

- Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.

5. Responsabilité environnementale au sein du département logistique et de la mission

- Met en œuvre les moyens pertinents.

- S’imprègne de la charge environnementale ALIMA pour mener ces activités logistiques.

6. Assure le reporting et l’archivage sur le drive du département logistique et de la mission

- Est le garant du suivi des packs logistiques sur la mission, de leurs analyses qualitative et quantitative des données, et de leur archivage sur le drive

- Assure le reporting de logistique bailleur pour tous les bailleurs et sur tous les projets de la mission.

- Est le garant de l’archivage de différents documents de la mission pour les audits à savoir : Dossier d’achat, certificat de don, log book, inventaires.